С чего начинают
Не с проводок. Первый шаг — понять масштаб.
- Сверка с налоговой. Сальдо единого налогового счёта, задолженность, переплаты, перечень сданных и несданных отчётов. Она бесплатна, делается за пару дней и сразу показывает, где дыра.
- Инвентаризация того, что есть: база в учётной программе, выписки банка, кассовые документы, папки с первичкой, договоры.
- Определение периода. Не всегда нужно восстанавливать всё: иногда достаточно последнего года, иногда придётся идти глубже.
Только после этого составляется план и считается стоимость. Подрядчик, который называет цену до сверки, называет её наугад.
За сколько лет восстанавливать
Ориентир — глубина, на которую может вернуться налоговая при выездной проверке. Это несколько лет, и обычно восстанавливают именно этот период.
Но есть исключения. Если есть незакрытые обязательства, кредиты, залоги или имущество, купленное раньше, придётся поднимать и более ранние операции: без них не сойдутся остатки.
И наоборот: если компания работала с нулевыми оборотами, глубокое восстановление не нужно — достаточно закрыть отчётность.
Разговор про глубину стоит провести до оплаты, а не после. Сроки проверки и хранения не бесконечны, и часто оказывается, что нужен один год, а не пять.
Посчитаем объём и сроки. Задайте вопрос нашему специалисту в телеграме — ответим и без заявки.
Как проходит
- Сбор документов. Что-то есть у вас, что-то запрашивается у контрагентов, что-то поднимается из банка и личных кабинетов. Выписки банка — главный источник: по ним видно всё движение, даже если бумаг нет.
- Восстановление регистров: разноска операций, формирование проводок, расчёт остатков по счетам.
- Закрытие периодов и формирование отчётности.
- Сверки с налоговой, фондами и контрагентами, чтобы убедиться, что картина сошлась не только внутри базы.
- Сдача или пересдача отчётности, если она не сдавалась или сдавалась неверно. Это уже налоговая часть, и про неё у нас отдельная страница.
Бухгалтерский и налоговый учёт поднимают вместе
Бухгалтерский учёт показывает, что происходило в компании. Налоговый считает базу для налогов и живёт по своим правилам. Поднимают их почти всегда вместе.
Налоговый учёт не берётся из воздуха. Он стоит на тех же первичных документах и тех же операциях, что и бухгалтерский. Пока не собрана первичка и не сведены остатки, считать налоговую базу не из чего.
Обратная ситуация тоже редкость. Если бухучёт рассыпался, декларации почти наверняка сдавались с ошибками, и их придётся пересчитывать и подавать заново.
Порядок работ от этого жёсткий. Сначала бухгалтерская часть: документы, разноска, закрытие периодов, остатки по счетам. Потом налоговая: регистры по каждому налогу, книги покупок и продаж, база по прибыли, пересчёт зарплатных налогов. И только затем расхождения и сверка с инспекцией.
Обратный порядок не работает: налоговые регистры, собранные до того, как сведён бухучёт, придётся переделывать целиком. Разделять работу имеет смысл только тогда, когда одна из частей в порядке, и это видно по сверке.
Расхождения между двумя учётами появляются не от ошибок, а от разных правил. Их считают и показывают отдельно.
- Расходы. Часть затрат в бухучёте признаётся полностью, а в налоговом не принимается вовсе или принимается в пределах норматива: затраты без подтверждающих документов, часть выплат сотрудникам, нормируемые расходы.
- Амортизация. Сроки службы и способ начисления в двух учётах могут не совпадать, плюс в налоговом есть право списать часть стоимости сразу. Остаточная стоимость расходится, и дальше расхождение тянется годами.
- Резервы. В бухучёте часть резервов обязательна, в налоговом это право компании, и правила расчёта другие. Резерв по отпускам расходится чаще остальных.
- Курсовые разницы и проценты по займам. Момент признания и сама сумма считаются по разным правилам, особенно если валютные обязательства переходят через границу года.
Пока расхождения не посчитаны, ни одна из отчётностей не сойдётся: прибыль в балансе и прибыль в декларации будут разными без объяснения почему. Компания на общем режиме обязана эти разницы учитывать, часть малого бизнеса вправе применять упрощённые правила, и это проверяют до начала работы.
Сдаётся после всего этого бухгалтерская отчётность за периоды, которые не сдавались или оказались недостоверными, уточнённые декларации по тем налогам, где база изменилась, и отчётность по сотрудникам, если пересчитывалась зарплата. Финал — новая сверка: до неё работа не закончена, даже если база выглядит красиво.
Что делать, если первички нет
Самая частая ситуация и не безнадёжная.
Документы запрашиваются у контрагентов: они обязаны хранить свои экземпляры и обычно идут навстречу. Банковские выписки поднимаются из банка. Данные по зарплате берут из отчётности, которая уже сдавалась, кассовые операции — из фискальных данных.
Отдельный случай: база и документы остались у прежнего бухгалтера. Вопрос решается встречей, а не перепиской. Мы не участвуем в конфликтах, но помогаем оформить требование о передаче дел и понять, что именно должно быть передано. Про приём участка после ухода бухгалтера у нас есть отдельная страница.
То, что восстановить не удалось, фиксируется отдельно: это будущий риск, и лучше знать о нём заранее, чем услышать в акте проверки.
Когда важен город, а когда нет
Восстанавливают по бумагам, а бумаги существуют физически. Поэтому город подрядчика значит здесь больше, чем в обычном обслуживании.
Типичная картина: архив за несколько лет, часть в коробках, часть в шкафу, часть у бывшего бухгалтера. Такой массив не отправляют почтой и не сканируют целиком, разобрать дешевле. Подрядчик в городе забирает документы курьером или принимает их у себя, разбирает и возвращает. Когда объём большой, часть работы идёт у вас в офисе.
Со сверками похоже. Часть вопросов решается электронно, но при расхождениях иногда быстрее прийти лично. Подрядчик, который ведёт компании в вашей инспекции, знает её практику: в какой форме принимают пояснения и как здесь принято закрывать расхождения.
Честный ответ про обратный случай: если учёт вёлся в электронном виде, документооборот с контрагентами электронный, а бумаг мало, восстановление спокойно делается удалённо. То же самое, если поднимается только налоговый учёт по данным, которые есть в системах.
От чего зависит стоимость
Период и количество операций — главные множители. Дальше: система налогообложения, наличие сотрудников, состояние документов, нужно ли пересдавать отчётность.
Глубина периода работает нелинейно: чем старше годы, тем дороже. Документы за давние периоды искать сложнее, контрагенты не всегда отвечают на запрос сверки, правила того времени отличаются от нынешних, а часть данных доступна только через запросы в банк и налоговую.
Сохранность документов задаёт сценарий.
- Документы есть, но в беспорядке. Самый частый и относительно недорогой случай: работа сводится к разбору и вводу.
- Часть документов утрачена. Появляется восстановление первички: запросы контрагентам, дубликаты, выписки банка. Каждый запрос — это время и ожидание ответа.
- Есть база, но с ошибками. Иногда дешевле проверить и исправить, чем вводить заново. Иногда наоборот, это решается после осмотра.
- Нет ничего. Самый дорогой сценарий, но и он решаем: банк, налоговая и контрагенты хранят следы почти всех операций.
Число операций в месяц — основной измеритель объёма. Вторым идёт число сотрудников: зарплата и взносы восстанавливаются отдельно. Режим меняет трудоёмкость, на общем добавляются НДС с книгами покупок и продаж и налог на прибыль, где важен каждый подтверждающий документ. Специфика вроде ВЭД, маркетплейсов, производства или нескольких юрлиц добавляет и работы, и требований к квалификации.
Восстановление бухгалтерского и налогового учёта стоит от 30 000 ₽. Столько выходит, например, у ООО на УСН за один год, когда документы есть, операций около сорока в месяц и два сотрудника.
Три года с частично утраченной первичкой или общий режим с НДС при документах в беспорядке считаются по объёму после осмотра: без него это гадание. Просите вилку и понимание, что в неё входит: восстановление часто продают дёшево, а пересдачу отчётности потом считают отдельно.
Что удорожает и что удешевляет
- Срочность. «Проверка через две недели» — самая дорогая вводная.
- Смена нескольких бухгалтеров подряд. Каждый вёл по-своему, и периоды приходится сшивать.
- Отсутствие доступа к базе. Когда прежний бухгалтер не отдал базу, работа начинается с нуля.
- Расхождения с налоговой. Если по данным инспекции у вас одно, а по вашим документам другое, разбор занимает больше, чем сам ввод.
Удешевить работу можно ещё до разговора о цене. Соберите банковские выписки за период, по ним восстанавливается основа. Найдите договоры с крупными контрагентами, по ним проще запрашивать дубликаты.
Что проверить в договоре
Восстановление отличается от обычного обслуживания одним: в момент подписания никто не знает точного объёма работы. Отсюда почти все споры с исполнителем, и почти все они лечатся текстом договора. Готовый бланк мы намеренно не выкладываем, договор под чужую ситуацию чаще вредит, чем помогает.
- Предмет. Формулировки «восстановление бухгалтерского учёта» мало, из неё непонятно, что вы получите. Предмет называет периоды с датами начала и конца, состав учётов и участки: банк, касса, расчёты с контрагентами, зарплата, основные средства, склад. Сдачу отчётности лучше включить в тот же предмет, иначе можно остаться с восстановленной базой и несданными декларациями.
- Как считают объём. Честный договор описывает процедуру, по которой объём определяют. Сначала обследование за небольшую сумму или бесплатно, по итогам подписывают приложение с объёмом, сроками и ценой. В самом договоре фиксируют единицу измерения и тариф: цена за операцию, за месяц периода, за участок или за час. Аванс на первый этап это обычная практика, полная предоплата за весь проект при неизвестном объёме не нужна.
- Условие о превышении. Если фактический объём уходит выше согласованного, исполнитель обязан остановиться и согласовать дополнение, а не выставить счёт постфактум. Когда пункт есть и нарушен, оплате подлежит согласованный объём.
- Этапы и промежуточная приёмка. Работу делят по годам, кварталам или участкам: свой срок, своя сумма, свой акт, расчёт по мере приёмки. Один акт в конце означает, что месяцами вы не видите результата.
- Обязанности заказчика. Главный перекос типовых бланков: исполнитель отвечает за сроки, но сроки зависят от документов, которых у него нет. Поэтому нужен встречный набор обязанностей: передать базу и доступы, назначить ответственного, подписывать запросы контрагентам, отвечать в разумный срок. Передачу оформляют реестром, а не письмом в мессенджере.
- Ответственность за ошибки. Обычная формулировка: исполнитель возмещает штрафы и пени, начисленные из-за его ошибок в восстановленных данных или пропущенных сроков сдачи. Проверьте предел ответственности и то, не снята ли она за периоды, которые восстанавливались по неполным документам.
- Конфиденциальность. Через исполнителя проходит вся финансовая история компании. Пункт о неразглашении должен покрывать и привлечённых специалистов, называть срок действия после окончания работы и порядок возврата копий.
Чем это заканчивается
Достоверной базой, закрытыми периодами и понятной картиной: сколько должны, кому и за что. Плюс перечень того, что восстановить не удалось.
Список результата стоит зафиксировать в договоре, иначе база останется у исполнителя. В него входят выгрузка базы в рабочем формате, восстановленные регистры и отчётность, реестр возвращённых документов, перечень невосстановленных операций, подтверждения приёма отчётности и рекомендации.
Дальше два пути: вести учёт дальше самим или отдать на сопровождение. Второе чаще: компания, у которой учёт однажды рассыпался, редко хочет повторения.
Короткие ответы
Обязательно ли восстанавливать, если налоговая пока не приходила? Обязанность вести учёт есть у всех, и отсутствие проверки её не отменяет. Но практический аргумент сильнее: восстановление до проверки дешевле, чем во время неё.
Сколько времени это занимает? От нескольких недель за год простого учёта до нескольких месяцев за три года с большим количеством операций. Основное время уходит не на ввод, а на ожидание документов от контрагентов и банка.
Оштрафуют ли за то, что учёта не было? Штрафы возможны — за грубое нарушение правил учёта и за несданную отчётность. Добровольное исправление до обнаружения обычно смягчает последствия.
Можно ли восстановить только часть? Можно, и часто так и делают: сначала критичный период, остальное потом. Но остатки всё равно придётся собрать.
Можно ли восстановить только налоговый учёт? Да, если бухгалтерия в порядке и вопрос в одних декларациях. Про этот случай у нас отдельная страница.
Что из двух учётов дороже? Обычно бухгалтерская часть: там сбор и ввод документов. Налоговая дешевле по объёму, но требует более высокой квалификации.
Оценка платная? У нас нет. Мы смотрим, что сохранилось, и называем объём.
Нужно ли моё участие? Понадобятся ответы по нетипичным операциям: подрядчик восстановит цифры, но не догадается, зачем была нужна конкретная сделка.
Можно ли привезти документы к вам? Да, мы находимся на Краснопролетарской улице, 16, строение 1. Большие архивы забираем курьером.
Работаете ли с компаниями из других регионов? Да, регион регистрации значения не имеет.
Можно ли взять типовой бланк договора из интернета? Как основу для чтения. Как договор опасен: там нет ни периодов, ни порядка пересчёта объёма.
Кто отвечает за то, что учёта не было? Руководитель. За период до начала работ отвечает компания, исполнитель отвечает за свои действия и за то, что сдал.
А если проще ликвидировать компанию? Иногда так и есть, но ликвидация с неподготовленным учётом приводит к проверке. Этот разговор лучше провести до подачи документов.
Как это делаем мы
Мы работаем на рынке с 2008 года, находимся в Москве и ведём бухгалтерию, право и стратегию. Восстановление — одна из частых точек, в которой к нам приходят. Обычно вместе со сменой бухгалтера.
Если по периоду возможен спор с налоговой, юрист подключается сразу, а не после акта. Договор на восстановление у нас читают оба: бухгалтер смотрит на объём и сроки, юрист на ответственность.
Работаем в два шага. Сначала обследование и сверка: сколько периодов, что есть, что придётся запрашивать. Потом приложение с периодами, участками и суммой, и только там появляются сроки и цена. Право остановиться после любого этапа у вас есть всегда.
Говорим прямо, какие периоды придётся поднимать в обоих учётах, а где хватит одного. И что попадёт в отчётность, а что останется риском. Расхождения между учётами собираем в отдельную таблицу и показываем её вам, а не прячем внутри базы.
Два учёта разбирает одна команда: тот же человек, который сводил остатки, считает и налоговую базу. Документы проверяются трижды: ведущий бухгалтер, главный бухгалтер группы и аккредитованный аудитор.
Скажите, за какой период не вёлся учёт, — оценим объём и сроки.
Материал подготовлен «Авангард Бюро» ·