С чего начинают
Со списка людей. Кто работает сейчас, кто работал за проверяемый период, на каких условиях, с какими датами.
Источники: трудовые договоры, если они есть, приказы, зарплатные ведомости, отчётность по сотрудникам, банковские выписки по выплатам.
Дальше — сверка. Отчётность по сотрудникам уже сдавалась, и она задаёт рамку: восстановленные документы не должны ей противоречить.
Что восстанавливают в первую очередь
- Трудовые договоры. Это основа: без договора остальные документы повисают в воздухе. Отсутствие письменного договора при фактической работе — самое дорогое из кадровых нарушений.
- Приказы о приёме и увольнении. Они связывают договор и зарплату.
- Личные карточки и согласия на обработку персональных данных.
- Табели учёта рабочего времени. По ним считалась зарплата, и без них расчёт нечем подтвердить.
- График отпусков, приказы на отпуск и расчёт компенсаций.
- Локальные акты: правила внутреннего распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных. Про них у нас есть отдельная страница.
Посчитаем стоимость кадрового учёта. Задайте вопрос нашему специалисту в телеграме — ответим и без заявки.
Что нельзя восстановить задним числом
- Часть документов имеет смысл только на свою дату, и оформлять их «как будто было» опасно.
- Ознакомление сотрудника под подпись задним числом — это подпись сегодня, и при споре это выясняется.
- Уведомления, для которых установлен срок, не становятся действительными от того, что на них поставили старую дату.
Правильный подход другой: восстановить то, что восстанавливается, а по остальному честно зафиксировать текущее состояние и оформить всё на сегодняшнюю дату. Это лучше и безопаснее, чем сомнительный документ, который развалится при первом же вопросе.
Уволенные сотрудники
Самый сложный участок: человека нет, подписать он ничего не может, а документы по нему хранить нужно.
Здесь восстанавливают то, что подтверждается другими источниками: отчётностью, ведомостями, приказами. И оценивают риск: чаще всего претензии приходят именно от бывших сотрудников.
Если есть незакрытые расчёты, разумнее решить вопрос до того, как он превратится в спор.
Сроки хранения
Кадровые документы хранятся долго, часть — десятилетиями, потому что по ним подтверждается стаж.
Отсюда практический вывод: восстановление кадров — это не только про проверку сегодня. Это ещё и про сотрудников, которые через годы придут за справкой.
Из чего складывается цена
Восстановление считают не по услуге и не по текущему штату, а по числу личных дел, которые придётся собрать. Сумму задают три числа.
- Сколько человек прошло через компанию за период. Не сколько работает сейчас: в этом обычная ошибка самостоятельной оценки. В компании пятнадцать человек, а за три года через неё могло пройти сорок, и восстанавливать нужно по всем сорока. Документы по уволенным хранятся годами, и проверка смотрит период, а не сегодняшний список. Поэтому первый вопрос звучит так: сколько трудовых договоров заключалось за интересующие годы. Ответ есть в зарплатных ведомостях и отчётности по сотрудникам, даже если кадровых папок не осталось.
- Глубина в годах. Каждый добавленный год удорожает работу, но не одинаково. Ближний год самый дешёвый: люди на месте, документы свежие, правила не изменились. Дальние годы дороже: часть сотрудников уже не найти, часть документов оформлялась по прежним правилам, а сопоставлять придётся с отчётностью, которая тоже несколько раз меняла форму.
- Доля уволенных. Главный множитель, и он объясняет разброс цен сильнее остальных. По действующему сотруднику работа сводится к подготовке комплекта: человек на месте и подписывает договор, приказы и согласия сегодняшней датой. По уволенному подписать нечего, собирают то, что подтверждается ведомостями, отчётностью и выплатами. Разница по трудоёмкости кратная: пятнадцать действующих дешевле пятнадцати уволенных, хотя дел поровну.
Компания на десять человек за один год, где все работают, и она же за три года, за которые сменилось двадцать пять человек, — две разные сметы при одном штате.
Сорок сотрудников, три года, половина уволена, кадровых папок нет вовсе — третья смета. Сумму называем после осмотра, когда ясно, сколько дел и по кому подписать уже нечего.
Что удешевляет работу
- Зарплатные ведомости и отчётность по сотрудникам за период: по ним собирается список людей и дат.
- Приказы и договоры, которые сохранились хотя бы частично.
- Решение о глубине: один нужный период вместо всех подряд. Этот разговор стоит провести до оплаты, а не после.
Порядок в текущем месяце. Пока восстанавливают прошлое, настоящее не должно накапливать новые дыры.
Короткие ответы
Сколько это занимает? Зависит от числа сотрудников и глубины периода. Для небольшой компании недели, а не месяцы. Время уходит на сбор подписей и на сверку со сданной отчётностью, а не на печать документов.
Можно ли восстановить только часть? Да, это нормальная практика. Сначала период и участок с наибольшим риском, дальше по мере возможности.
Нужно ли собирать подписи сотрудников заново? По действующим документам — да, там где подпись обязательна. Это нормальная процедура, а не признание вины.
Что если сотрудник отказывается подписывать? Составляется акт. Отказ фиксируется, а не игнорируется. На цену это влияет мало, на риск заметно.
Мы вели всё в электронном виде, этого достаточно? Зависит от того, перешли ли вы на электронный кадровый документооборот по правилам. Просто файлы на диске — не документооборот.
Что делать сначала: кадры или бухгалтерию? Обычно параллельно: зарплата и кадры связаны, и восстанавливать их по отдельности дороже.
Считаете за документ или за сотрудника? За личное дело. Внутри дела состав документов примерно одинаковый, поэтому так честнее и понятнее для сравнения.
Восстановление и обслуживание — это один счёт? Нет. Восстановление разовое и считается по объёму, обслуживание идёт ежемесячно. Мы показываем их отдельными строками.
Как это делаем мы
Мы работаем на рынке с 2008 года и ведём кадры вместе с зарплатой, поэтому восстановление идёт с двух сторон сразу: документы и расчёты сходятся между собой. На деньгах это видно сразу: список людей и дат собирается из зарплатных данных, а не запрашивается по кругу.
Начинаем с осмотра: смотрим, что есть, сверяем со сданной отчётностью и говорим, какие участки закрывать первыми, а что уже не критично.
Дальше считаем дела, разделяем действующих и уволенных и называем сумму вместе с глубиной, которую имеет смысл закрывать.
Скажите, сколько сотрудников и что сохранилось, — посмотрим, чего не хватает.
Материал подготовлен «Авангард Бюро» ·