Кадровый аутсорсинг — это когда внешняя компания ведёт ваши кадровые документы: приказы, договоры, отпуска, воинский учёт, отчётность. Сотрудники при этом остаются вашими.
Подбор персонала — это поиск людей, им занимаются кадровые агентства. Аутстаффинг значит вывод сотрудников за штат, когда они числятся у другой компании. Это разные услуги с разными рисками, и мы говорим о первой.
Что входит
- Приём, перевод, увольнение: трудовые договоры и допсоглашения, приказы, личные карточки, сведения о трудовой деятельности.
- Рабочее время и отпуска: табели, график отпусков, приказы, записки-расчёты, больничные, отгулы и переработки.
- Локальные документы: ведение и актуализация того, что уже принято.
- Отчётность, связанная с персоналом, и взаимодействие с фондами.
- Воинский учёт, если компания обязана его вести.
- Консультации по спорным ситуациям: как оформить простой, как уволить за прогул, что делать с сотрудником на удалёнке в другом регионе.
Обычно к этому идёт расчёт зарплаты — участки смежные, и вести их порознь неудобно.
Сколько стоит и от чего зависит
Цена считается не «за услугу», а от объёма работы. Основные факторы:
- Численность. Главный множитель, но не линейный: сотый сотрудник дешевле десятого.
- Текучесть. Компания на пятьдесят человек со стабильным составом дешевле компании на двадцать с постоянными приёмами и увольнениями. Работа возникает в момент движения, а не от факта существования сотрудника.
- Сложность. Сменный график, вредные условия, иностранцы, дистанционные работники в разных регионах, совместители, договоры ГПХ и самозанятые: каждое добавляет.
- Состояние документов на входе. Если участок запущен, первым идёт восстановление, и это отдельная работа с отдельной ценой.
- Скорость обмена. Когда о новом сотруднике сообщают в день выхода, это одна работа. Когда через две недели, добавляется разбор просрочки.
Сотрудник, который спокойно работает второй год, почти не занимает времени: строка в табеле, отпуск раз в год, изредка справка. Приём и увольнение устроены иначе: трудовой договор, приказ, карточка, согласия, ознакомление с локальными актами, сведения о трудовой деятельности, расчёт при уходе, сообщение в военкомат. Десяток действий со сроками.
Отсюда вывод, который удивляет: десять человек со стабильным составом дешевле пяти, где люди меняются каждый месяц. В первом случае за год происходит десяток событий, во втором под шестьдесят. Поэтому первый вопрос при оценке звучит не «сколько у вас сотрудников», а «сколько было приёмов и увольнений за прошлый год».
Разумно просить вилку «от и до» с объяснением, что её двигает, а не одну цифру.
Посчитаем стоимость кадрового учёта. Задайте вопрос нашему специалисту в телеграме — ответим и без заявки.
Что считается отдельно
Здесь чаще всего расходятся ожидания, поэтому называем прямо.
- Воинский учёт. Постановка с нуля и переписка с военкоматом идут отдельной позицией. В абонплату они входят не всегда, спрашивайте.
- Охрана труда. Документарную часть считают отдельно, а спецоценку, обучение и медосмотры компания оплачивает аккредитованным организациям напрямую.
- Восстановление. Всё, что не оформлялось до нас, считается разовым проектом по объёму, а не растворяется в абонплате.
- Разовые проверки. Аудит перед инспекцией, ответ на запрос, сопровождение проверки — работа вне обычного месяца.
Пример расчёта
Кадровое обслуживание считается от 2 400 ₽ за сотрудника в месяц. Это нижняя граница, дальше ставку двигают состав и движение.
Офис на двенадцать человек, состав стабильный, один приём за год: счёт идёт по нижней ставке.
Те же двенадцать человек в общепите со сменным графиком, за год сменилась половина состава: ставка за сотрудника выше, потому что кадровых событий набирается под шестьдесят вместо одного.
Компания на сорок человек с иностранцами и вахтой: ставку называем после разбора состава, готового тарифа на такой случай нет. Восстановление прошлых периодов, если оно понадобится, считают отдельно.
Что делает обслуживание дешевле
- Один ответственный с вашей стороны вместо пятерых пишущих.
- Заявка на приём заранее, а не в день выхода человека на работу.
- Порядок в том, что уже есть: чем меньше разбора старого, тем ниже вход.
- Стабильный состав. Это не совет по кадровой политике, но на счёт влияет сильнее прочего.
Как передать участок
- Аудит того, что есть. Принимать чужие ошибки на себя — плохая идея: претензии инспекции придут к вам, а не к предыдущему кадровику. Про проверку у нас отдельная страница.
- Восстановление недостающего, если аудит что-то нашёл.
- Регламент передачи: кто и как передаёт информацию о приёмах и увольнениях, в какие сроки, через какой канал. Самая частая проблема аутсорсинга — не качество, а то, что подрядчик узнаёт о новом сотруднике через неделю.
- Доступы и подписи. Электронная подпись, доступ к учётной системе, доверенности на подписание.
- Хранение оригиналов. Договоритесь заранее, где лежат бумажные документы и как быстро вы получите нужный.
Когда это выгодно, а когда нет
Выгодно при численности примерно до сотни человек: свой кадровик стоит дороже, а загружен не полностью. Выгодно при неравномерной нагрузке — сезонный набор, разовые проекты. Выгодно, когда нужен не человек, а компетенция: иностранцы, вредные условия, сложные увольнения.
Не выгодно там, где кадровая работа — часть операционного управления и решения принимаются ежедневно. И там, где компания не готова выстроить регламент обмена: без него аутсорсинг превращается в переписку.
Короткие ответы
Кто отвечает за ошибки? Ответственность перед инспекцией всегда на работодателе, то есть на вас. Договор с подрядчиком определяет, кто возмещает вам штраф, — этот пункт стоит читать внимательно.
Сотрудники узнают, что кадры ведёт кто-то другой? Обычно нет. Документы подписывает ваш руководитель, а общение идёт через одного ответственного с вашей стороны.
Что с персональными данными? Подрядчик становится обработчиком по вашему поручению, нужно поручение и соблюдение требований. Это оформляется в договоре.
Можно отдать только часть? Можно. Часто отдают воинский учёт и отпуска, а приёмы и увольнения оставляют себе.
Как быстро можно вернуть участок обратно? Настолько быстро, насколько аккуратно велась передача. Поэтому регламент и место хранения оригиналов обсуждают на входе, а не на выходе.
Считают за сотрудника или за компанию? За сотрудника в месяц, от 2 400 ₽. Численность и текучесть двигают ставку, поэтому одинаковой цены за голову у двух разных компаний не выходит.
Расчёт зарплаты входит в цену? Чаще берут вместе: приказ и его денежные последствия неразделимы. Считать порознь можно, дешевле не выходит.
Что делать при сезонном наборе? Месяцы набора дороже спокойных. Разумнее договориться о цене за приём сверх абонплаты, чем платить пиковую ставку круглый год.
Меняется ли цена, если штат вырос? Да. Ставка привязана к диапазону численности. Переход в следующий диапазон обсуждают заранее, а не показывают в счёте постфактум.
Оценка платная? У нас нет. Смотрим состав и движение за прошлый год и называем сумму.
Как это делаем мы
Мы работаем на рынке с 2008 года и ведём для компаний бухгалтерию, право и стратегию. Кадры и расчёт зарплаты у нас на одних людях, поэтому приказ и его денежные последствия не расходятся между двумя подрядчиками.
Работаем без колл-центра: у вас есть ответственный специалист, который знает вашу компанию, а не общая линия поддержки.
Начинаем с проверки того, что есть, и говорим, что придётся восстановить, до подписания договора.
Скажите численность и как часто меняются люди — посчитаем стоимость.
Материал подготовлен «Авангард Бюро» ·